Outsourcing funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI)

Cele usługi

Obecnie obowiązujące przepisy nie precyzują tego, kto może pełnić funkcję ABI w szkole wyższej. W efekcie, powszechną praktyką jest to, że pełnienie funkcji ABI w uczelni jest dodatkowym obowiązkiem pracownika działu administracji, czy działu IT. W efekcie osoby pełniące funkcje ABI w szkołach wyższych często nie mają odpowiednich kompetencji oraz czasu, aby w pełnym zakresie realizować zadania związane z przestrzeganiem zasad ochrony danych osobowych.

W ramach outsourcingu funkcji ABI uczelnia przekazuje doświadczonemu zespołowi ekspertów PCG Polska i Kancelarii Lex Artist* wszystkie obowiązki, wymienione w Ustawie o ochronie danych osobowych, m.in. szkolenie pracowników, nadawanie i ewidencję upoważnień, oraz opracowanie i aktualizację dokumentacji.

Prawidłowe i kompleksowe wdrożenie procedur związanych z ochroną danych osobowych w połączeniu z profesjonalnie wykonywaną funkcją ABI może przynieść uczelni wiele korzyści, nie tylko w relacjach z pracownikami, ale także ze studentami, którzy cenią sobie bezpieczeństwo. Ponadto wysokie standardy w ochronie danych osobowych budują pozytywny wizerunek uczelni na tle konkurencji.

Zakres usługi

Funkcje kontrolne i organizacyjne
- Ogólny nadzór nad bezpieczeństwem procesów przetwarzania danych osobowych;
- Udzielanie odpowiedzi na wszelkie zapytania w kwestiach dotyczących administrowanych zbiorów danych osobowych;
- Podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń systemu zabezpieczeń danych osobowych;
- Opiniowanie w sprawie możliwości oraz prawidłowości zbierania danych osobowych, stosowanych obowiązków informacyjnych oraz w sprawie udostępniania danych osobowych odbiorcom danych.
Nadzór nad odpowiednim wyszkoleniem pracowników oraz wydawaniem im upoważnień
- Nadawanie, zmiana, cofanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych;
- Bieżące kontrolowanie, czy wszyscy pracownicy przetwarzający dane osobowe posiadają stosowne upoważnienia;
- Prowadzenie oraz aktualizacja ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
- Opracowywanie programu szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych i zapewnienie jego realizacji dla pracowników przetwarzających dane osobowe.
Kompetencje związane z obowiązkami względem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
- Zgłaszanie do GIODO zbiorów danych osobowych przetwarzanych przez uczelnię;
- Wykreślanie z rejestru prowadzonego przez GIODO, zbiorów które przestały być przetwarzane przez uczelnię;
- Zgłaszanie wniosków aktualizacyjnych do GIODO;
- Udzielanie GIODO odpowiedzi i wyjaśnień w sprawie zbiorów danych osobowych przetwarzanych przez uczelnię;
- Udział w kontrolach prowadzonych przez inspektorów Biura GIODO.
Powierzanie oraz przekazywanie danych osobowych
- Audyt wymaganej dokumentacji pracowniczej: regulaminów, kwestionariuszy itp.
- Sporządzanie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Korzyści

Outsourcing funkcji ABI jest w pełni dopuszczalnym przez GIODO, sprawdzonym i powszechnie praktykowanym rozwiązaniem, pozwalającym na odciążenie uczelni w zakresie obowiązków związanych z ochroną danych osobowych.

Usługi oferowane przez PCG Polska i Lex Artist pozwalają na uzyskanie następujących korzyści:

Opieka prawna najwyższej jakości, gwarantowana przez doświadczony zespół prawników od lat specjalizujących się w dziedzinie ochrony danych osobowych;
Stabilność zapewniona dzięki stałym kosztom usługi oraz ciągłości działania gwarantowanej przez wieloletnią obecność PCG Polska i Lex Artist na polskim i międzynarodowym rynku;
Stały dostęp do specjalistycznej i aktualnej wiedzy prawniczej. W razie potrzeby – służymy konsultacjami i opiniami prawnymi;
Dostęp do autorskiej platformy e‑learningowej w cenie miesięcznego abonamentu (platforma umożliwia szkolenie pracowników uczelni rozsianych po różnych wydziałach i kampusach).

* Lex Artist jest jedyną kancelarią prawną w Polsce specjalizującą się wyłącznie w ochronie danych osobowych. Kancelaria zrealizowała ponad 500 audytów i wdrożeń dokumentacji, przeprowadziła ponad 1000 szkoleń i pełni funkcję ABI u ponad 80 stałych klientów.